پروفورما یک سند تجاری اولیه است که به عنوان پیشفاکتور صادر میشود و شامل اطلاعات مربوط به شرایط و قیمتهای توافق شده بین فروشنده و خریدار است. این سند برای ارائه جزئیات کاملی از اقلام مورد نظر، مقدار، قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و سایر شرایط مربوط به معامله استفاده میشود. پروفورما به خریدار امکان میدهد تا قبل از نهایی شدن معامله، بررسیهای لازم را انجام دهد و اطمینان حاصل کند که تمامی شرایط مورد توافق طرفین به طور دقیق در این سند قید شدهاند.
پروفورما معمولاً در مراحل ابتدایی مذاکرات و پیش از صدور فاکتور نهایی صادر میشود و به عنوان یک ابزار مهم در فرآیندهای خرید و فروش بینالمللی و داخلی مورد استفاده قرار میگیرد. این سند به خریدار کمک میکند تا از صحت و سقم اطلاعات ارائه شده توسط فروشنده مطمئن شود و همچنین به فروشنده اجازه میدهد تا با ارائه جزئیات کامل از اقلام و شرایط معامله، رضایت خریدار را جلب کند. پروفورما نه تنها از لحاظ حقوقی حائز اهمیت است، بلکه به عنوان یک ابزار ارتباطی موثر بین طرفین معامله نیز به کار میرود.